Design Sprint aneb 5 dní k řešení klíčových problémů
Firmy či produkty se občas dostanou do stavu, kdy musí řešit klíčové problémy, anebo si zodpovědět otázky, aby se pohnuli dále. Jak budou zákazníci na náš produkt reagovat? Budou ho umět používat? Přesvědčí naše konkurenční výhody zákazníky ke koupi?
To nejsou jednoduché otázky a neexistují na ně jednoduché odpovědi. Design sprint je ale efektivní proces, jak se k nim dopracovat. V Proof & Reason jsme z něj nadšeni a tímto vám ho chceme představit.
„…může vám ušetřit neuvěřitelné množství času, energie a peněz, které byste jinak strávili vývojem řešení, které by na konci selhalo.“
Design sprint je 5-denní proces z dílny designérů Google Ventures. Jeho příslib je jasný: najít řešení problému, naprototypovat jej a otestovat se zákazníky.
Zní to jednoduše? Není. Přesto jde o nástroj, který vám v rekordním čase umožní ověřit si, zda vaše řešení fungují a může vám ušetřit neuvěřitelné množství času, energie a peněz, které byste jinak strávili vývojem řešení, které by na konci selhalo.
Aby magie sprintu zafungovala, musí několik (ideálně 7) lidí obětovat 5 pracovních dní, kdy se společně zavřou v kanceláři s whiteboardy a pod taktovkou moderátora postupně projdou fázemi zkoumání problému, skicování řešení, výběru toho nejlepšího, prototypování a testování se zákazníky. Každé fázi odpovídá jeden den:
Kdy je tedy sprint vhodný nástroj?
Když jde o hodně. Když máte málo času. Když si nemůžete dovolit selhat. Když jste zaseknutí a nevíte, jak se pohnout kupředu.
Sprint je nejefektivnější, když řeší velké výzvy a problémy, které jsou pro váš byznys nebo produkt klíčové. Jeho síla spočívá v tom, že za pouhých 5 dní obsáhne víceméně celý designový proces: výzkum, návrh a testování. Na konci máte v rukou prototyp, o kterém platí, že:
a) uspěl při testech se zákazníky a vy se tak můžete pustit do jeho vývoje.
b) neuspěl při testech se zákazníky a ušetřil vám tak měsíce či možná roky, kdybyste se pustili do jeho vývoje bez testování a výsledek pak selhal.
c) uspěl jen částečně, ale víte, co fungovalo a co ne, a můžete iterovat správným směrem.
Když se zaměříte na vhodný problém nebo otázky, nemůžete se sprintem šlápnout vedle.
Nebojte se, není to aktivita pro celý tým. Pokud ovšem nejste všehovšudy 3 nebo 4, pak ano. Obecně je ideální počet účastníků sprintu 7 a měl by obsáhnout tyto role:
- Moderátor: stará se o průběh sprintu, aby vše probíhalo, jak má, a nenatahoval se čas.
- Decider: má poslední slovo v klíčových momentech a většinou jde o CEO, ředitele či obecně leadera firmy nebo produktu.
- Lidé z týmu, kteří rozumí technologiím, marketingu, designu, zákazníkům a financím.
Role se mohou překrývat: designu a zákazníkům může rozumět ten samý člověk, stejně jako například decider bude pravděpodobně rozumět financím.
A jak tyto lidi přesvědčit, že by měli obětovat celý jeden pracovní týden sprintu? Pokud je musíte přesvědčovat, pak jste pro sprint nejspíš nevybrali dostatečně zásadní problém. Již to zaznělo, ale je vhodné to zde zopakovat: Sprint musí řešit problémy, které jsou opravdu, opravdu, opravdu klíčové pro vás byznys. Jsou to takové, bez jejichž vyřešení se jednoduše nepohnete dále. Nebo takové, na jejichž řešení stojí a padá úspěch firmy. A v takový moment by každý v týmu měl být motivován se Sprintu účastnit, pokud mu na úspěchu záleží.
Na začátek je vhodné mít dobrou představu o tom, jak jednotlivé dny sprintu vypadají:
Nebudete pracovat od nevidím do nevidím, ba naopak půjde o klasický pracovní den, dokonce s několika pauzami. Přepínat se nefunguje a pracovat odpočatý s jasným časovým ohraničením je dobrý recept na efektivitu.
Klíčový je u sprintu moderátor. Jeho úkolem je provést tým celým týdnem a každý den se starat o to, aby se včas udělalo, co je daný den potřeba. Musí do detailu znát průběh každého dne a být dobře připraven. K tomu je nejlepší si dobře nastudovat celou knihu o sprintech. Pojďme se teď ve stručnosti podívat, jak každý z 5 dnů vypadá.
Pondělí: zmapovat problém a určit si cíl
Začněte od konce: definujte si, kam se chcete dostat a řekněte si, co se musí stát, aby se to stalo. Odpovědi pak přeformulujte do takzvaných sprintových otázek. Toto bude hlavním předmětem sprintu. Následně si zmapujte cestu lidí k cíli: zahrňte do ní všechny relevantní účastníky dané cesty a v maximálně 15 krocích popište, jak se dostanou do cíle. Mapa pak může vypadat třeba takto:
Po obědě vyzpovídejte experty z vašeho týmu, abyste zjistili, co všechno o problematice z jejich úhlu pohledu ví. Je to skvělý způsob, jak vytáhnout znalosti uvnitř týmu. Stejně jako téměř vše během sprintu, zaznamenávejte, co zjistíte.
Pro zachycení poznámek je vhodná technika “How might we”, kdy zajímavá zjištění formulujete jako otázky či přiležitosti. Tyto poznámky pak přidáte do mapy a organicky se vám pravděpodobně ukážou místa, která jsou předmětem nejvíc otázek.
Nejproblematičtější místo je vhodné vybrat jako cíl sprintu a ve jeho průběhu pak toto místo řešte z pohledu jednoho účastníka.
Úterý: najít a naskicovat řešení
Když už máte vybraný cíl sprintu, můžete se v úterý vrhnout na hledání vhodného řešení. Dopoledne je dobré využít k inspiraci, k čemuž slouží technika “lightning demos” — každý člen týmu sbírá inspirativní ukázky jiných řešení a nejlepší pak prezentuje ostatním.
Odpoledne pak všichni v týmu skicují návrhy řešení. Mnoho lidí se při skicování nebude cítit ve své kůži, ale se speciálním 4 krokovým procesem si můžete být jistý, že nikdo nezůstane s prázdným papírem:
- Nejprve si sepište ty nejdůležitější informace z pondělí.
- Následně generujte nápady, jak daný problém řešit
- Vyberte ten nejslibnější a ve třetím kroku udělejte 8 rychlých variant.
- Nejlepší variantu rozkreslete do storyboardu o třech panelech, kdy zachytíte různé fáze interakce s daným řešením.
Vsuvka: úterý je zároveň ideální den k tomu, abyste domluvili účastníky pátečního testování prototypu. Ideální počet je 5, který vám odhalí většinu případných nedostatků, a zároveň se vám časově vejde do jednoho dne.
Středa: vybrat nejlepší řešení
Třetí den sprintu bude o rozhodování. Posbíráte a vyvěsíte všechny vytvořené skicy a každý člen týmu bude mít možnost označit nejlepší nápady z každé skicy. Následně se udělá rychlé review, kdy moderátor popíše jednotlivé skicy včetně označených nápad. Tým pak nezávazně hlasuje o nejlepší skicu. Výsledek tohoto hlasování ale není závazný a je na deciderovi, aby pak vybral jednoho (či více) vítězů.
Tím však středa nekončí. Je klíčové upřesnit si, co se bude ve další den prototypovat, protože pokud by čtvrtek vypadal takto:
nebudete mít čas prototyp ten den dokončit. Opět využijete storyboardu, tentokrát ale detailnějšího a v 15 panelech rozkreslíte, jak bude konkrétně vypadat celá interakce s vítězným řešením. Díky tomu budete mít jistotu, že čtvrteční práce bude vypadat následovně:
Čtvrtek: vytvořit prototyp
Předposlední den je ve znamení prototypování vybraného řešení. Před samotnou prací je ideální přepnout do prototypovacího mindsetu. Myslete na to, že prototypujete jen fasádu, se kterou budou lidé interagovat. Zároveň je prototyp na jedno použití, takže se na něj emočně neupínejte. Avšak možná nejdůležitější je pamatovat na to, aby byl prototyp dostatečně reálný a při pátečním testování jste získali relevantní zpětnou vazbu. Zároveň ale neztrácejte čas se zbytečnými detaily.
Abyste za pouhý jeden den stihli prototyp vytvořit, je vhodné si rozdělit role. Můžete tak mít například 2 členy týmu, kteří tvoří prototyp; jednoho, který jim dodává podklady; dalšího, který píše texty (nepodceňujte jejich důležitost) a dalšího, který se připravuje na páteční testování.
Na konci dne prototyp vyzkoušejte, zda funguje, jak má a je připravený na otestování.
V pátek přichází chvíle, kdy se dozvíte, vámi vytvořené řešení uspěje, anebo ne (nezapoměňte ale, že oba výsledky jsou pozitivní). Jeden člen týmu provádí s domluvenými účastníky klasické uživatelské testování, kterému ještě předchází krátký rozhovor, abyste lépe poznali kontext daného člověka, ve kterém bude výsledek vaší práce používat.
Mohlo by se zdát, že během testování si zbytek týmu odpočine, ale úplně tomu tak není. Úkolem ostatních v týmu je sledovat testování (v ideálním případě streamovaná z jiné místnosti, aby se účastníci testování necítili nervózně) a dělat si poznámky. Docílíte tak toho, že testující člen týmu si nemusí dělat poznámky, může se soustředit na testování samotné, a vám neunikne žádný poznatek.
Po dokončení testování byste měli mít jasno v tom, zda vaše řešení uspělo nebo ne, případně kde jsou jeho slabá místa. Budete vědět, zda se posunout dále k vývoji, anebo se vrátit o několik kroků zpět a zkusit něco jiného. Úžasné je, že uběhlo pouze 5 dní a vy jste udělali velký krok k fungujícímu řešení.
Síla sprintů tkví v tom, že za velmi krátký časový úsek si ověříte vaše řešení se zákazníky.
Proto si myslíme, že jde o silný nástroj, který má obrovskou přidanou hodnotu a věříme, že až budeme příště o sprintech psát, bude to případová studie o tom, jak to pomohlo našemu klientovi.
Článek připravil: Adam Amran
